Podría ser un poco complejo entender por qué existen sellos digitales, cómo funcionan siendo digitales y en qué casos debes usarlos como persona física en tus asuntos fiscales, pues bien, si te lo solicitaron y no tienes ni idea sobre su distinción en la práctica tributaria, su uso y adquisición, quédate, esta guia te volverá un experto en la materia. 

¿Qué son los sellos digitales?

Empecemos por decir que son archivos digitales, tal cual como los que has guardado en tu computadora, estos archivos tienen la misión de comprobar la originalidad de las facturas que emites.

Cuando “sellas” o validas una factura o un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) quiere decir que has autorizado la emisión de ese documento y eres consciente de toda la información que allí se relaciona, por lo que funciona como un elemento de seguridad que impide la falsificación del documento que estás emitiendo. 

En un ejemplo de fraude, si tus facturas no tuvieran un sello digital, cualquier persona podría emitir un CFDI a tu nombre (Si tiene acceso a tus datos fiscales) y esto se traduce en que has cobrado un servicio que queda registrado en el SAT como un ingreso, por lo cual debes pagar el impuesto respectivo, sin contar que además se podrían utilizar tus datos para realizar operaciones fiscales de dudosa procedencia.

Ahora, entendiendo la importancia de implementar seguridad en tus documentos fiscales, es importante saber que una vez que has adjuntado un sello digital en una factura emitida, esta bloquea el CFDI para que la persona que lo reciba, solo pueda descargarlo sin poder cambiar los datos del mismo. En caso de necesitar modificar algún dato, la única persona que lo puede hacer, es el dueño del sello digital que contenga el documento, en este caso, tú mismo. 

Por esto es que además, los sellos digitales, se comportan como tu firma en un documento físico, la diferencia es que al ser electrónico, esta firma contiene datos grabados del emisor de la factura, los datos del SAT y los datos únicos de la factura que estás emitiendo.  

¿De qué se compone un sello digital? 

Los sellos digitales se compone de 3 partes:

  • Certificado .CER: El es certificado de seguridad o llave pública. 
  • Certificado .Key: Es un archivo de llave privada.
  • Contraseña de la llave privada: Esta contraseña protege los documentos y debe ser asignada por ti.

Fuente: Heru

Ahora, una vez hayas generado el CFDI en la página del SAT o en tu entidad de preferencia avalada por esta autoridad… 

Tendrás la opción de insertar tu sello digital. Dentro del documento lucen como caracteres codificados en los que la autoridad fiscal, graba tus datos para que puedas emitir facturas a tu nombre con una autenticidad electrónica difícil de defraudar. Se ven así:

Fuente: Heru

Cuando adjuntas los certificados de autenticidad (.cer - .key), es decir tu sello digital a tu factura o CFDI, se genera automáticamente dentro del documento, una serie de códigos divididos en 3 partes:

  • Sello digital del CFDI: Este código contiene tus datos personales.
  • Sello digital del SAT: Este código contiene los datos del Servicio de Administración Tributario (SAT)
  • Cadena original del complemento de certificación digital del SAT: Este código contiene la información exacta que registraste en tu CFDI, de forma tal que si necesitas cambiar la información, el código también debe ser renovado. Esto precisamente explica un poco de la seguridad que anteriormente mencionamos, pues siendo un registro electrónico su cadena de información no puede ser alterada. 

Diferencias entre un sello digital y la e.firma 

Parece que su función fuera la misma pero en realidad el sello digital representa la autorización para emitir tus CFDI, mientras que la e.firma, avala tu identidad en diferentes trámites; mientras la primera funciona como tu firma, la segunda funciona como la llave de acceso a los trámites de tu perfil fiscal. 

El ejemplo que mejor explica la dinámica entre estas dos herramientas de seguridad, es que primero debes solicitar tu e.firma como requisito indispensable para obtener tu sello digital. 

¿Qué dice la ley?


El artículo 17-G del Código Fiscal de la Federación, menciona que para presentar un documento ante la autoridad fiscal, este debe ser digital y estar respaldado por una firma electrónica, así mismo, un sello digital que respalde tu vínculo con la e.firma registrada. 

Además que una e.firma que es respaldada por un sello digital, sustituye con total validez tu firma autógrafa, garantizando total fidelidad del documento, produce los mismos efectos legales y sostiene el mismo valor probatorio que genera la firma autógrafa.

¿Los sellos tienen caducidad?

Los sellos digitales tienen una validez de 4 años a partir del momento de su obtención y al ser un proceso gratuito y de simple ejecución, consideramos que tiene un tiempo de vida útil considerable, ahora en el caso de que generes una factura con un sello digital caducado, esta factura o CFDI no tendrá validez y deberás emitirlo nuevamente con un sello vigente. 

¿Cómo obtener mi sello digital?

Pasos para generar tus sellos:

  1. Desde tu navegador, busca “Certifica”
  2. Dentro de esta página, vas a encontrar las opciones de “Certifica (34 bits)” y “Certifica (64 bits)” debes dar clic en la que sea compatible con tu computador.
  • Para saber cuál de las dos es compatible, vas al explorador de archivos de tu computador, das clic derecho sobre “Este equipo” y luego clic en “Propiedades” en la lista de propiedades vas a encontrar “Tipo de sistema operativo” y allí puedes ver si es de 34 o 64 bits.
  1. Al elegir y dar clic en  alguna de estas dos opciones, estarás descargando la aplicación “Certifica” en donde vas a realizar el proceso de la obtención de tu sello.
  2. Cuando se haya instalado en tu computador, la abres, y le das clic a la opción “Solicitud de certificados de sello digital (CSD)”
  3. Se habilitará una opción donde debes ingresar tu e.firma.
  4. Se habilitará una opción para ingresar el nombre de la sucursal y tu contraseña de la clave privada, digitar los datos y das clic en “Agregar” y luego en “Siguiente”
  5. Aparecerá una barra de cargado, debes esperar a que finalice la carga.
  6. Nuevamente se habilita una opción para ingresar la e.firma y tu contraseña de la clave privada.  Posteriormente das clic en “Firmar y guardar”
  7. Automáticamente se desplegará el lugar donde se van a guardar tus sellos en tu computador, debes dar clic en “Guardar” y luego das clic en “Terminar”

  8.  Ahora, ya que tienes tu sello, debes enviar este archivo de solicitud (.sdg) a la página del SAT utilizando la plataforma “CertiSAT WEB” Para ello debes:
  • Ingresar a www.sat.gob.mx
  • Dar clic en Factura electrónica”
  • Luego das clic en “Ver más” y clic en “Solicitud de certificados de sello digital” 
  • En la opción que se despliega, da clic en: “Envía la solicitud para tu certificado de sello digital para emitir facturas”
  • Se habilita toda la información al respecto y das clic en “INGRESAR” 
  • Se habilita una opción donde debes ingresar tu e.firma y tu RFC. Da clic en “Enviar” 
  • En este punto, estás dentro de la página de CertiSAT WEB
  • Vas a ver diferentes opciones y debes dar clic en “Envío de solicitud de certificados de sello digital” 
  • Aparecerá la opción para adjuntar uno de los archivos que previamente hemos descargado en los pasos anteriores y debes adjuntar el que se llama “Archivo SDG” para hacerlo, das clic en examinar, buscas el documento y das clic en “Abrir” 
  • Una vez adjuntado, das clic en “Enviar requerimiento” 
  • La plataforma generará un “Número de operación” debes copiarlo. 
  • Da clic en “Seguimiento” 
  • Se habilitará una opción “Acuse de recibo por solicitud de trámite de solicitud de certificado de sello digital” das clic en él, para poder descargarlo.
  • Ahora, con el número de operación que había copiado, vamos a descargar los sellos, para eso, te regresas a la plataforma de CertiSAT WEB y das clic en la opción “Recuperación de certificados” 
  • Se habilita una opción donde debes ingresar el RFC y dar clic en “Ùltimo certificado expedido” y luego das clic en “Buscar”.
  • Finalmente se habilita una información del trámite con el número de serie linkeado, si haces clic en este número, se descargarán automáticamente los sellos autorizados por el SAT. 

Si la información te ha sido útil y deseas simplificar el proceso de hacer tus declaraciones con las facturas que has relacionado al SAT…

Solo debes ingresar a la app de Heru, dar clic en la opción declaración anual, mensual o regularización; la app te mostrará tus ingresos, retenciones y deducciones (si aplica) y hace tu declaración en segundos. 

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